Πολιτική Απορρήτου
Ημερομηνία έναρξης ισχύος: 17 Σεπτεμβρίου 2026
Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε, γιατί τα συλλέγουμε, πού βρίσκονται, πόσο τα κρατάμε, σε ποιους τα διαβιβάζουμε και ποια δικαιώματα έχετε.
Είναι γραμμένη ώστε να διαβάζεται. Όπου χρειάζεται νομική ακρίβεια, παραπέμπουμε στα δύο άλλα κείμενα με τα οποία αποτελεί ενιαίο σύνολο: τους Όρους και Προϋποθέσεις Χρήσης και τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων. Και τα τρία γίνονται αποδεκτά με μία ενέργεια, μέσα από την ίδια οθόνη, αλλά παραμένουν αυτοτελή κείμενα.
1. Ποιοι είμαστε
Υπεύθυνος επεξεργασίας για όσα περιγράφονται στην ενότητα 4 είναι:
CostIQ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΧΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ
Διακριτικός τίτλος: CostIQ
Έδρα: Κωνσταντίνου Ελυμιώτη 6, Καλύβια Θορικού, Ανατολική Αττική, Τ.Κ. 19010
Αριθμός Γ.Ε.ΜΗ.: 195821101000 — EUID: ELGEMI.195821101000
Α.Φ.Μ.: 803386030
Ηλεκτρονική διεύθυνση επικοινωνίας για θέματα προσωπικών δεδομένων: privacy@costiq.gr
Δεν έχουμε ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, διότι δεν συντρέχουν οι προϋποθέσεις του άρθρου 37 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων: οι βασικές μας δραστηριότητες δεν συνίστανται σε τακτική και συστηματική παρακολούθηση υποκειμένων σε μεγάλη κλίμακα, ούτε σε επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων σε μεγάλη κλίμακα. Για κάθε ζήτημα προστασίας δεδομένων απευθυνθείτε στη διεύθυνση που αναγράφεται ανωτέρω.
2. Σε ποιους απευθύνεται
Η παρούσα αφορά:
τις επιχειρήσεις-πελάτες που χρησιμοποιούν την πλατφόρμα CostIQ και τα πρόσωπα στα οποία έχουν δώσει πρόσβαση,
τους επισκέπτες του ιστοτόπου costiq.gr και όσους συμπληρώνουν τη φόρμα εκδήλωσης ενδιαφέροντος,
τα πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα καταχωρίζει η επιχείρηση-πελάτης μέσα στην πλατφόρμα, ιδίως εργαζομένους και πρόσωπα επικοινωνίας προμηθευτών. Για αυτά ισχύει η ενότητα 3 — ο ρόλος μας είναι διαφορετικός.
3. Πότε είμαστε υπεύθυνοι και πότε απλώς εκτελούμε εντολές
Αυτή είναι η σημαντικότερη διάκριση της παρούσας και καθορίζει σε ποιον απευθύνεστε για τα δικαιώματά σας.
Είμαστε υπεύθυνοι επεξεργασίας — δηλαδή εμείς αποφασίζουμε γιατί και πώς γίνεται η επεξεργασία — για:
τα δεδομένα λογαριασμού των προσώπων που χρησιμοποιούν την πλατφόρμα,
τα στοιχεία τιμολόγησης των πελατών μας και τα παραστατικά που εκδίδουμε,
τα δεδομένα των επισκεπτών του ιστοτόπου και όσων εκδηλώνουν ενδιαφέρον χωρίς να γίνουν πελάτες,
τα αρχεία καταγραφής και τα μητρώα ενεργειών που τηρούμε για την ασφάλεια της υποδομής μας.
Για αυτά, απευθυνθείτε σε εμάς.
Είμαστε εκτελούντες την επεξεργασία — δηλαδή επεξεργαζόμαστε δεδομένα κατ' εντολή κάποιου άλλου και μόνο για όσο και όπως μας λέει — για:
τα δεδομένα των εργαζομένων και συνεργατών που η επιχείρηση-πελάτης καταχωρίζει, όπως ονόματα, ώρες εργασίας, αμοιβές, εισφορές και φιλοδωρήματα,
τα στοιχεία επικοινωνίας προσώπων που απασχολούνται σε προμηθευτές της,
τα δεδομένα που εμφανίζονται πάνω στα παραστατικά που ανεβάζει.
Για αυτά, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η επιχείρηση-πελάτης, συνήθως ο εργοδότης σας. Εκείνη αποφάσισε να τα καταχωρίσει, εκείνη ορίζει τον σκοπό, και σε εκείνη απευθύνεστε για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας. Εμείς δεν μπορούμε να αποφασίσουμε για λογαριασμό της. Αν λάβουμε τέτοιο αίτημα, το διαβιβάζουμε σε αυτήν εντός τριών εργασίμων ημερών και σας ενημερώνουμε ότι το κάναμε.
Η σχέση μας με την επιχείρηση-πελάτη ως προς τα δεδομένα αυτά διέπεται από τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων, που συνάπτεται κατά το άρθρο 28 του Κανονισμού.
4. Τι συλλέγουμε ως υπεύθυνοι επεξεργασίας
4.1 Δεδομένα λογαριασμού
Όταν αποκτάτε πρόσβαση στην πλατφόρμα, τηρούμε: ηλεκτρονική διεύθυνση, ονοματεπώνυμο, θέση εργασίας, ρόλο πρόσβασης, γλώσσα, δικαιώματα, αναγνωριστικό συσκευής, καθώς και τον χρόνο αποδοχής και την ημερομηνία ισχύος των κειμένων που αποδεχθήκατε.
4.2 Καταγραφή της αποδοχής των κειμένων
Όταν αποδέχεστε τους Όρους, την παρούσα και τη Σύμβαση Επεξεργασίας από την ενιαία οθόνη, καταγράφουμε: το αναγνωριστικό σας, τη χρονική σήμανση, τη διεύθυνση διαδικτυακού πρωτοκόλλου από την οποία έγινε η αποδοχή, και — χωριστά για καθένα από τα τρία κείμενα — την ημερομηνία έναρξης ισχύος και ένα μοναδικό κρυπτογραφικό αποτύπωμα του ακριβούς κειμένου που εμφανίστηκε στην οθόνη σας. Αν η αποδοχή έγινε με υπογραφή του Συμφωνητικού Παροχής Υπηρεσιών, κρατάμε αντίτυπο του υπογεγραμμένου εγγράφου, το όνομα του προσώπου που υπέγραψε, την ημερομηνία υπογραφής και τα αποτυπώματα των τριών κειμένων που αναγράφονται σε αυτό. Ο χρόνος διατήρησης είναι ο ίδιος.
Το κάνουμε για να μπορούμε να αποδείξουμε τι ακριβώς είδατε και πότε, αν ποτέ προκύψει διαφωνία. Νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον μας για απόδειξη της σύναψης της σύμβασης, καθώς και η υποχρέωση λογοδοσίας του άρθρου 5 παράγραφος 2 του Κανονισμού.
4.3 Στοιχεία τιμολόγησης
Επωνυμία, Α.Φ.Μ., αρμόδια φορολογική αρχή, διεύθυνση έδρας και διεύθυνση αποστολής παραστατικού. Όταν ο πελάτης είναι ατομική επιχείρηση, η επωνυμία ταυτίζεται με το ονοματεπώνυμο φυσικού προσώπου, στην περίπτωση αυτή τα στοιχεία αυτά αποτελούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και τα αντιμετωπίζουμε ως τέτοια.
4.4 Δεδομένα πληρωμής
Τα στοιχεία της κάρτας σας δεν περνούν ποτέ από την πλατφόρμα μας και δεν τα αποθηκεύουμε. Η καταχώρισή τους γίνεται σε φιλοξενούμενη σελίδα του παρόχου υπηρεσιών πληρωμών. Εμείς λαμβάνουμε μόνο επιβεβαίωση ότι η πληρωμή έγινε, το ποσό και την ημερομηνία.
4.5 Στοιχεία από τον ιστότοπο
Η φόρμα εκδήλωσης ενδιαφέροντος συλλέγει ως υποχρεωτικά: ονοματεπώνυμο, επωνυμία επιχείρησης και τηλέφωνο, και ως προαιρετικά: τύπο επιχείρησης, ηλεκτρονική διεύθυνση και ελεύθερο μήνυμα.
Αν έχετε χρησιμοποιήσει τον υπολογιστή απόδοσης του ιστοτόπου, αποστέλλεται επιπλέον ο κύκλος εργασιών που δηλώσατε και το πακέτο που σας προτάθηκε. Το αναφέρουμε ρητά επειδή δεν είναι προφανές από την οθόνη, η σχετική ενημέρωση εμφανίζεται και δίπλα στη φόρμα, πριν την υποβολή.
4.6 Αρχεία ασφαλείας
Τηρούμε αρχεία καταγραφής πρόσβασης και μητρώο ενεργειών για ευαίσθητες πράξεις, όπως εγκρίσεις παραστατικών, διαγραφές, εξαγωγές δεδομένων και μεταβολές ρόλων. Οι εγγραφές δεν τροποποιούνται και δεν διαγράφονται επιλεκτικά, ώστε να μη χάνεται το ιστορικό. Ολόκληρο το μητρώο διαγράφεται αυτόματα στους δώδεκα μήνες, εκτός αν αφορά περιστατικό ή διαφορά που εκκρεμεί.
4.7 Τι δεν κάνουμε
Δεν χρησιμοποιούμε cookies παρακολούθησης, ούτε στον ιστότοπο ούτε στην εφαρμογή.
Δεν χρησιμοποιούμε εργαλεία στατιστικής ανάλυσης ή διαφημιστικής παρακολούθησης.
Η εφαρμογή δεν φορτώνει τίποτα από τρίτους, πέραν της εταιρείας που τη φιλοξενεί. Γραμματοσειρές, εικόνες και βιβλιοθήκες είναι ενσωματωμένες μέσα στο ίδιο το αρχείο. Η εταιρεία που φιλοξενεί την εφαρμογή βλέπει όμως, αναπόφευκτα, τη διεύθυνσή σας, και το εξηγούμε στην ενότητα 10.
Δεν συλλέγουμε δεδομένα καταναλωτών, δηλαδή των πελατών των πελατών μας. Ούτε ονόματα, ούτε στοιχεία καρτών, ούτε παραγγελίες ανά άτομο.
Δεν πουλάμε δεδομένα και δεν τα διαθέτουμε σε τρίτους για εμπορικούς σκοπούς.
5. Γιατί τα επεξεργαζόμαστε και με ποια νομική βάση
| Τι | Γιατί | Νομική βάση |
|---|---|---|
| Δεδομένα λογαριασμού | Παροχή της υπηρεσίας, ταυτοποίηση, υποστήριξη | Εκτέλεση σύμβασης — άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ |
| Καταγραφή αποδοχής | Απόδειξη σύναψης, λογοδοσία | Έννομο συμφέρον — άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ |
| Στοιχεία τιμολόγησης | Έκδοση παραστατικών, φορολογική συμμόρφωση | Έννομη υποχρέωση — άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ |
| Επιβεβαίωση πληρωμής | Είσπραξη συνδρομής | Εκτέλεση σύμβασης — στοιχ. β΄ |
| Στοιχεία από τη φόρμα | Επικοινωνία, κατάρτιση προσφοράς | Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄, όταν ζητάτε προσφορά ή άλλο μέτρο πριν από τη σύναψη σύμβασης κατ' αίτησή σας, και άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄, έννομο συμφέρον, για κάθε άλλη επικοινωνία που δεν είναι τέτοιο αίτημα |
| Αρχεία ασφαλείας | Ασφάλεια συστημάτων, διερεύνηση περιστατικών | Έννομο συμφέρον — στοιχ. στ΄, άρθρο 32 |
| Δεδομένα εργαζομένων και προμηθευτών εντός της πλατφόρμας | Κατ' εντολή της επιχείρησης-πελάτη | Καθορίζεται από την επιχείρηση-πελάτη ως υπεύθυνο επεξεργασίας |
Όπου στηριζόμαστε σε έννομο συμφέρον, έχουμε σταθμίσει το συμφέρον μας έναντι των δικαιωμάτων και ελευθεριών σας και τηρούμε τεκμηρίωση της στάθμισης, την οποία μπορείτε να ζητήσετε.
Δεν στηριζόμαστε σε συγκατάθεση για καμία από τις ανωτέρω επεξεργασίες, με μοναδική εξαίρεση την αποθήκευση της κάρτας για αυτόματη περιοδική χρέωση, η οποία παρέχεται με χωριστό, μη προεπιλεγμένο πλαίσιο επιλογής και ανακαλείται οποτεδήποτε.
6. Τι επεξεργαζόμαστε κατ' εντολή της επιχείρησης-πελάτη
Τα παρακάτω τα αναφέρουμε για διαφάνεια. Υπεύθυνος επεξεργασίας γι' αυτά δεν είμαστε εμείς αλλά η επιχείρηση που τα καταχώρισε, σύμφωνα με την ενότητα 3.
6.1 Δεδομένα εργαζομένων και συνεργατών
Ονοματεπώνυμο, θέση, τύπος και ύψος αμοιβής, κατηγορία ασφαλιστικών εισφορών, είδος απασχόλησης, ιδιότητα ασφαλισμένου, ημερομηνίες και ώρες βαρδιών, υπερωρίες, νυχτερινές ώρες, προσαυξήσεις Κυριακής και αργίας, μικτές αποδοχές, εισφορές εργαζομένου και εργοδότη, ποσά και ημερομηνίες πληρωμών, διαχωρισμός τράπεζας και μετρητών, κατανομή φιλοδωρημάτων.
Τρία όρια που τηρούμε αυστηρά:
Δεν τηρούμε δεδομένα ειδικών κατηγοριών — υγεία, συνδικαλιστική δράση, βιομετρικά ή οτιδήποτε άλλο του άρθρου 9 του Κανονισμού. Η πλατφόρμα δεν έχει σχεδιαστεί γι' αυτά και οι πελάτες μας δεσμεύονται να μην τα εισάγουν.
Για τους εργαζομένους δεν τηρούμε ΑΜΚΑ, ΑΦΜ, αριθμό ταυτότητας, διεύθυνση, τηλέφωνο ή τραπεζικό λογαριασμό. Μόνο το όνομα και τους όρους αμοιβής. Οι εισφορές υπολογίζονται με ποσοστά, όχι με ατομικά ασφαλιστικά μητρώα.
Η πλατφόρμα δεν προορίζεται και απαγορεύεται συμβατικά να χρησιμοποιείται για αξιολόγηση ή παρακολούθηση της απόδοσης ή της συμπεριφοράς εργαζομένων, για κατανομή καθηκόντων βάσει ατομικών χαρακτηριστικών, ή για αποφάσεις που επηρεάζουν τους όρους εργασιακών σχέσεων.
6.2 Στοιχεία προμηθευτών
Επωνυμία, ηλεκτρονική διεύθυνση και τηλέφωνο. Σε ατομικές και μικρές επιχειρήσεις τα στοιχεία αυτά αφορούν φυσικά πρόσωπα.
6.3 Περιεχόμενο παραστατικών
Στις εικόνες παραστατικών ενδέχεται να εμφανίζονται ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας φυσικών προσώπων. Δεν εξάγουμε και δεν ευρετηριάζουμε περισσότερα προσωπικά δεδομένα από όσα είναι λογιστικά αναγκαία.
7. Λήψη παραστατικών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η λειτουργία αυτή είναι προαιρετική και ενεργοποιείται κατόπιν αιτήματος της επιχείρησης-πελάτη. Κάθε κατάστημα αποκτά δική του διεύθυνση σε υποδομή μας, υπό τον τομέα costiq.gr, αποκλειστικά για τη λήψη παραστατικών αγορών.
Τι κρατάμε από κάθε μήνυμα: ένα τεχνικό αναγνωριστικό, τον αποστολέα, τον παραλήπτη, το θέμα, την ημερομηνία, τα συνημμένα αρχεία και, για καθένα, τη θέση αποθήκευσης, το όνομα, τον τύπο και το μέγεθός του. Η θέση αποθήκευσης είναι ένας τεχνικός κωδικός, δεν γράφει όνομα προμηθευτή ούτε ποσό.
Τι δεν κρατάμε ποτέ: το κείμενο του σώματος του μηνύματος.
Πόσο: το μήνυμα και τα μεταδεδομένα του διαγράφονται οριστικά δύο ημέρες μετά την έγκριση του παραστατικού. Το ίδιο το παραστατικό διατηρείται κατά την ενότητα 11.
Δικλείδες: μήνυμα από αποστολέα που δεν αντιστοιχεί σε καταχωρισμένο προμηθευτή του συγκεκριμένου καταστήματος μπαίνει σε καραντίνα και δεν υφίσταται επεξεργασία πριν το εγκρίνει χρήστης. Μήνυμα χωρίς αντιστοίχιση καταγράφεται σε χωριστό μητρώο με πρόσβαση μόνο διαχειριστή, ώστε να μην εξαφανίζεται σιωπηλά. Μηνύματα σε καραντίνα ή χωρίς αντιστοίχιση διαγράφονται εντός τριάντα ημερών εφόσον δεν εγκριθούν. Κάθε μήνυμα, εγκεκριμένο ή μη, διαγράφεται οριστικά το αργότερο τριάντα ημέρες από την παραλαβή του.
Η επιχείρηση-πελάτης ελέγχει τι φτάνει σε εμάς. Ο κανόνας προώθησης στο δικό της ταχυδρομείο στήνεται και ελέγχεται από την ίδια. Έχει συμβατική υποχρέωση να τον διαμορφώνει στενά, ώστε να μη μας φτάνουν άσχετα μηνύματα.
Δεν διαβάζουμε από το γραμματοκιβώτιο για λογαριασμό της. Η επιχείρηση-πελάτης δεν λαμβάνει διαπιστευτήρια και δεν αποκτά δικαίωμα ανάγνωσης, η ροή είναι μονόδρομη. Δεν λειτουργούμε ως πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν λυθεί η σύμβαση: παύουμε αμέσως κάθε επεξεργασία, ενημερώνουμε την επιχείρηση να καταργήσει τον κανόνα προώθησης και να ειδοποιήσει τους προμηθευτές της, κρατάμε τη διεύθυνση ενεργή με αυτόματη απόρριψη για τριάντα ημέρες ώστε οι αποστολείς να λαμβάνουν ειδοποίηση μη παράδοσης, και κατόπιν την απενεργοποιούμε οριστικά.
Αν είστε υπάλληλος προμηθευτή και τα στοιχεία σας έφτασαν σε εμάς με αυτόν τον τρόπο: υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η επιχείρηση-πελάτης προς την οποία στείλατε το παραστατικό. Μπορείτε ωστόσο να απευθυνθείτε και σε εμάς και θα σας κατευθύνουμε.
8. Τεχνητή νοημοσύνη
Η πλατφόρμα χρησιμοποιεί σύστημα τεχνητής νοημοσύνης για την ανάγνωση παραστατικών και δελτίων, καθώς και για βοηθό υποστήριξης χρήστη. Ο υποκείμενος πάροχος μοντέλου είναι η Anthropic και περιλαμβάνεται στον κατάλογο της ενότητας 9.
Τι πρέπει να ξέρετε:
Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας για εκπαίδευση μοντέλων — ούτε δικών μας ούτε τρίτων. Έχουμε εξασφαλίσει αντίστοιχη συμβατική δέσμευση από τον πάροχο του μοντέλου.
Η ανάγνωση γίνεται μόνο όταν την ζητήσετε, με ενέργεια χρήστη, όχι αυτόματα.
Ο βοηθός υποστήριξης δεν βλέπει τα δεδομένα της επιχείρησης. Λαμβάνει μόνο την ερώτησή σας και μία γραμμή περιβάλλοντος, δηλαδή σε ποια οθόνη βρίσκεστε και ποιο πακέτο έχετε. Καμία από τις πληροφορίες αυτές δεν αποτελεί δεδομένο της επιχείρησής σας ή των εργαζομένων σας.
Δεν λαμβάνονται αυτοματοποιημένες αποφάσεις. Τα αποτελέσματα της ανάγνωσης παρουσιάζονται προς έγκριση και δεν καταχωρίζονται οριστικά χωρίς ανθρώπινο έλεγχο. Δεν υφίσταστε αποκλειστικά αυτοματοποιημένη λήψη απόφασης κατά το άρθρο 22 του Κανονισμού, ούτε κατάρτιση προφίλ.
Τα αποτελέσματα μπορεί να περιέχουν λάθη. Η αυτόματη ανάγνωση εμπεριέχει εγγενώς κίνδυνο σφάλματος και ο χρήστης οφείλει να ελέγχει έναντι του πρωτοτύπου πριν εγκρίνει.
9. Ποιοι άλλοι εμπλέκονται
Χρησιμοποιούμε τους παρόχους του πρώτου πίνακα και τους κατονομάζουμε, μαζί με τον σκοπό και το πού βρίσκεται η υποδομή τους. Για τους παρόχους που χρησιμοποιούν οι ίδιοι και για τον συνεργάτη εγκατάστασης δίνουμε στον πίνακα την κατηγορία, την ταυτότητα δε τη γνωστοποιούμε ξεχωριστά κάθε φορά.
| Ποιος (συμβαλλόμενη οντότητα) | Τι κάνει | Πού βρίσκονται τα δεδομένα |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. (Σιγκαπούρη) | Βάση δεδομένων, ταυτοποίηση, αποθήκευση αρχείων, αντίγραφο 7 ημερών | Φρανκφούρτη, Γερμανία |
| Πάροχοι που χρησιμοποιεί η Supabase (Ηνωμένες Πολιτείες) | Αρχεία καταγραφής και επεξεργασία πραγματικού χρόνου της βάσης | Ηνωμένες Πολιτείες |
| Anthropic Ireland Limited (Ιρλανδία) | Ανάγνωση παραστατικών, βοηθός υποστήριξης | Ηνωμένες Πολιτείες |
| GitHub, Inc. (ΗΠΑ), πρώτη λειτουργία | Φιλοξενία του κώδικα της εφαρμογής. Δικά σας δεδομένα δεν πηγαίνουν εκεί | Ηνωμένες Πολιτείες |
| GitHub, Inc. (ΗΠΑ), δεύτερη λειτουργία | Διάθεση της εφαρμογής. Βλέπει τη διεύθυνσή σας στο διαδίκτυο κάθε φορά που ανοίγετε την εφαρμογή, και τίποτε άλλο | Ηνωμένες Πολιτείες |
| GitHub, Inc. (ΗΠΑ), τρίτη λειτουργία | Εκτέλεση της ημερήσιας εργασίας αντιγράφου ασφαλείας. Όσο τρέχει, περνούν από τη μνήμη του μηχανήματος όλα τα δεδομένα | Ηνωμένες Πολιτείες |
| Hetzner Online GmbH (Γερμανία) | Αντίγραφα ασφαλείας, κύκλος 30 ημερών | Εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης |
| Cloudflare, Inc. (ΗΠΑ) | Αποθήκευση αντιγράφων ασφαλείας, κύκλος 90 ημερών | Ευρωπαϊκή Ένωση, με ρητό περιορισμό |
| Hostinger International Limited (Κύπρος) | Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τομέα, λήψη παραστατικών | Ευρωπαϊκή Ένωση, Γαλλία ή Γερμανία |
| Συνεργάτης εγκατάστασης, ανά ανάθεση | Αρχική παραμετροποίηση και εισαγωγή δεδομένων. Την ταυτότητά του σας τη γνωστοποιούμε δεκατέσσερις ημέρες πριν από κάθε ανάθεση | Εντός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου |
Αποδέκτης που ενεργεί ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας, όχι υπο-εκτελών
| Ποιος (συμβαλλόμενη οντότητα) | Τι κάνει | Πού βρίσκονται τα δεδομένα |
|---|---|---|
| VIVABANK Μονοπρόσωπη Ανώνυμη Τραπεζική Εταιρεία (VIVABANK Α.Ε., Γ.Ε.ΜΗ. 005372901000, Α.Φ.Μ. 999846755) | Επεξεργασία πληρωμών με κάρτα. Αποφασίζει η ίδια πώς επεξεργάζεται τα δεδομένα πληρωμής, ως τράπεζα | Υπό επιβεβαίωση |
Στους ανωτέρω πίνακες αναφέρουμε και την εταιρεία με την οποία συμβαλλόμαστε και το πού βρίσκονται τα δεδομένα, γιατί δεν ταυτίζονται πάντα. Η εγγύηση που χρειάζεται κάθε διαβίβαση κρίνεται από την έδρα της εταιρείας, όχι μόνο από την τοποθεσία των διακομιστών.
Πέραν αυτών, δεδομένα ενδέχεται να γνωστοποιηθούν σε λογιστές, δικηγόρους και ελεγκτές μας, καθώς και σε δημόσιες αρχές όπου το επιβάλλει ο νόμος.
Ενημερώνουμε τις επιχειρήσεις-πελάτες τουλάχιστον τριάντα ημέρες πριν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε πάροχο, και τουλάχιστον δεκατέσσερις ημέρες πριν αναθέσουμε εργασία σε συνεργάτη εγκατάστασης. Αν η άμεση αντικατάσταση παρόχου επιβάλλεται για λόγους ασφάλειας, ενημερώνουμε αμέσως μετά και η εναντίωση ασκείται εκ των υστέρων. Έχουν δικαίωμα εναντίωσης εντός δεκατεσσάρων ημερών και, αν δεν βρεθεί λύση, δικαίωμα καταγγελίας χωρίς επιβάρυνση.
10. Πού ταξιδεύουν τα δεδομένα και με ποια εγγύηση
Μέρος της υποδομής μας βρίσκεται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Το λέμε καθαρά, μαζί με το τι κάνουμε γι' αυτό.
Βάση δεδομένων (Supabase). Τα δεδομένα σας βρίσκονται σε διακομιστές στη Φρανκφούρτη, δηλαδή εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η εταιρεία με την οποία συμβαλλόμαστε εδρεύει όμως στη Σιγκαπούρη, χώρα για την οποία δεν υπάρχει απόφαση επάρκειας, και μπορεί να έχει πρόσβαση για τη λειτουργία της υπηρεσίας. Γι' αυτό στηριζόμαστε στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Η ίδια η βάση βρίσκεται στη Φρανκφούρτη, όμως τα αρχεία καταγραφής και η επεξεργασία πραγματικού χρόνου γίνονται από συνεργάτες της Supabase σε υποδομή στις Ηνωμένες Πολιτείες, με το έρεισμα που δηλώνει ο πάροχος χωριστά για καθέναν από αυτούς. Δεν σας λέμε ότι όλη η επεξεργασία μένει στην Ευρώπη, γιατί δεν μένει.
Τεχνητή νοημοσύνη (Anthropic). Συμβαλλόμαστε με την ιρλανδική οντότητα, οπότε η σύμβασή μας είναι εντός Ευρώπης. Η ίδια η επεξεργασία όμως γίνεται σε υποδομή στις Ηνωμένες Πολιτείες, καθώς ο πάροχος δεν προσφέρει επιλογή παραμονής των δεδομένων στην Ευρώπη. Στηριζόμαστε στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. Ο πάροχος δεν είναι πιστοποιημένος στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων Ευρωπαϊκής Ένωσης – Ηνωμένων Πολιτειών και δεν το επικαλείται. Ισχύει συμβατική απαγόρευση εκπαίδευσης μοντέλων. Ως προς τη διατήρηση, ο πάροχος εφαρμόζει τρεις διαφορετικούς χρόνους: κατά κανόνα τα δεδομένα εισόδου και εξόδου διαγράφονται εντός τριάντα ημερών, ό,τι σημανθεί από τα αυτοματοποιημένα συστήματα ορθής χρήσης του διατηρείται έως δύο έτη, και οι βαθμολογίες ταξινόμησης εμπιστοσύνης και ασφάλειας έως επτά έτη. Οι δύο τελευταίοι δεν είναι ο κανόνας, τους αναφέρουμε ώστε να μη δηλώνουμε κάτι στενότερο από την πραγματικότητα.
GitHub, τρεις χωριστές λειτουργίες. Η εταιρεία αυτή κάνει τρία διαφορετικά πράγματα για εμάς και τα ξεχωρίζουμε, γιατί δεν έχουν την ίδια έκθεση. Πρώτον, φιλοξενεί τον κώδικα της εφαρμογής, όπου δεν πηγαίνει κανένα δικό σας δεδομένο, οπότε δεν υπάρχει εκεί διαβίβαση προσωπικών δεδομένων και δεν χρειάζεται εγγύηση διαβίβασης. Δεύτερον, η εφαρμογή σερβίρεται από υποδομή της εταιρείας αυτής, που εδρεύει στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που ανοίγετε την εφαρμογή, η εταιρεία αυτή βλέπει τη διεύθυνσή σας στο διαδίκτυο και τα συνήθη τεχνικά στοιχεία του αιτήματος. Είναι προσωπικά δεδομένα και το λέμε καθαρά. Στηριζόμαστε στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. Τρίτον, η ίδια εταιρεία τρέχει την ημερήσια εργασία που φτιάχνει το αντίγραφο ασφαλείας, που είναι και η λειτουργία με τη μεγαλύτερη έκθεση από τις τρεις. Το μηχάνημα βρίσκεται στις Ηνωμένες Πολιτείες και, όσο διαρκεί η εργασία, περνούν από τη μνήμη του όλα τα δεδομένα, μαζί με ονόματα, ώρες και αμοιβές εργαζομένων. Το αρχείο κρυπτογραφείται μέσα στην ίδια διαδικασία και δεν γράφεται ποτέ ακρυπτογράφητο στον δίσκο. Το λέμε καθαρά γιατί είναι η πιο ευαίσθητη στιγμή της επεξεργασίας. Η εργασία αυτή προγραμματίζεται σε ημερήσια βάση, δεν έχει δεσμευτική ώρα εκτέλεσης και, σε συνθήκες φόρτου του παρόχου υποδομής, ενδέχεται να παραλειφθεί. Δεν αποθηκεύονται εκεί αντίγραφα των δεδομένων σας, και όσα υπήρχαν παλαιότερα έχουν διαγραφεί.
Τα αντίγραφα αποθηκεύονται αποκλειστικά εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σε τρεις χώρους με διαφορετικούς κύκλους: επτά ημέρες στην ίδια την υποδομή της βάσης, τριάντα ημέρες σε ανεξάρτητο πάροχο εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ενενήντα ημέρες σε δεύτερο ανεξάρτητο πάροχο. Ο τρίτος πάροχος είναι αμερικανική εταιρεία, αν και ο χώρος αποθήκευσης έχει ρητό περιορισμό ώστε τα δεδομένα να μένουν στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Γι' αυτό, και γι' αυτόν μόνο, στηριζόμαστε επιπλέον στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες.
Τα αντίγραφα περιέχουν το σύνολο των δεδομένων, περιλαμβανομένων ονομάτων εργαζομένων, ωρών εργασίας και αμοιβών, και γι' αυτό κρυπτογραφούνται πριν φύγουν από την υποδομή μας, με κλειδιά που κρατάμε αποκλειστικά εμείς. Ο πάροχος αποθήκευσης δεν έχει πρόσβαση στα κλειδιά και δεν μπορεί να διαβάσει τα δεδομένα.
Ο τρίτος πάροχος αντιγράφων (Cloudflare). Ο χώρος αποθήκευσης δημιουργείται με ρητό περιορισμό ώστε τα δεδομένα να παραμένουν εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης, και ο περιορισμός αυτός δεν αλλάζει μετά τη δημιουργία του. Η εταιρεία αυτή δεν διαχειρίζεται το όνομα του τομέα μας ούτε μεσολαβεί στην κίνηση προς την εφαρμογή, κάνει μόνο αποθήκευση αντιγράφων.
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (Hostinger). Ο πάροχος είναι οντότητα με έδρα στην Κύπρο, δηλαδή η σύμβαση είναι εντός Ευρώπης. Στις 16 Σεπτεμβρίου 2026 ο πάροχος μάς βεβαίωσε γραπτά ότι οι διακομιστές αλληλογραφίας βρίσκονται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σε κέντρα δεδομένων στη Γαλλία ή στη Γερμανία. Δεν υπάρχει διαβίβαση εκτός Ένωσης.
Αν απόφαση επάρκειας ανακληθεί ή ακυρωθεί, ή αν πιστοποίηση παρόχου πάψει να ισχύει, μεταπίπτουμε αυτομάτως στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες με τα αναγκαία πρόσθετα μέτρα και, αν ούτε αυτό επαρκεί, αναστέλλουμε τη διαβίβαση και μεταφέρουμε την επεξεργασία αλλού. Επανεξετάζουμε την επάρκεια κάθε ερείσματος τουλάχιστον ετησίως.
Αν λάβουμε αίτημα δημόσιας αρχής τρίτης χώρας για πρόσβαση σε δεδομένα, σας ενημερώνουμε αμελλητί εκτός αν απαγορεύεται, εξετάζουμε τη νομιμότητά του, προβάλλουμε τις αντιρρήσεις που δικαιούμαστε, περιορίζουμε κάθε αποκάλυψη στο ελάχιστο και τηρούμε αρχείο.
11. Πόσο κρατάμε τα δεδομένα
| Τι | Πόσο | Γιατί τόσο |
|---|---|---|
| Τα στοιχεία που εξάγονται από τα παραστατικά | 5 έτη από τη λήξη του έτους μέσα στο οποίο λήγει η προθεσμία υποβολής της δήλωσης, έως 10 έτη στις εξαιρετικές περιπτώσεις του νόμου | Άρθρο 7 ν. 4308/2014 και άρθρα 13 παρ. 2 και 37 του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας (ν. 5104/2024). Παρατείνεται κατά ένα έτος στις περιπτώσεις της παρ. 2 και έως τα 10 έτη στις περιπτώσεις της παρ. 3 στοιχ. α΄ του άρθρου 37, καθώς και όσο εκκρεμεί έλεγχος ή δεν έχει τελεσιδικήσει υπόθεση |
| Η ίδια η φωτογραφία ή σάρωση του παραστατικού | 24 μήνες από την ημερομηνία του τιμολογίου ή, αν δεν φαίνεται, από τότε που αποθηκεύτηκε, με δυνατότητα της επιχείρησης να ζητήσει από 24 έως 60 μήνες, αλλαγή που την κάνουμε εμείς και που πάνω από 24 μήνες χρεώνεται ως αντάλλαγμα για την πρόσθετη υπηρεσία διατήρησης, όχι ως ανάκτηση κόστους. Στα αντίγραφα ασφαλείας επιβιώνει έως 90 ημέρες ακόμη | Δεν το επιβάλλει ο νόμος. Την κρατάμε μόνο για να μπορείτε να επαληθεύσετε από πού βγήκε κάθε νούμερο |
| Ωράρια, βάρδιες, μέτρηση χρόνου εργασίας | 5 έτη από τη λήξη του έτους, 10 έτη για περιόδους έως και τις 15 Δεκεμβρίου 2025 | άρθρο 2Α της υπό στοιχεία 40331/Δ1.13521/13.9.2019 απόφασης (Β΄ 3520), όπως προστέθηκε με την υπ' αριθμ. 49758/2022 (Β΄ 2668) και αντικαταστάθηκε με την υπ' αριθμ. 32689/2025 (Β΄ 6745), υποχρέωση από υπουργική απόφαση |
| Αποδοχές, εισφορές, πληρωμές, φιλοδωρήματα | 5 έτη από τη λήξη του έτους | Πενταετής παραγραφή κατά το άρθρο 250 περ. 17 ΑΚ και κατά το άρθρο 95 ν. 4387/2016, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 6 παρ. 1 ν. 4997/2022, για εργασία που παρασχέθηκε μετά την 1.1.2026, με δεκαετή παραγραφή για προγενέστερη |
| Στοιχεία προμηθευτών εντός λογιστικού αρχείου | 5 έτη, με την ίδια δυνατότητα παράτασης | Ως ανωτέρω, πρώτη σειρά |
| Στοιχεία προμηθευτών εκτός λογιστικού αρχείου | Διάρκεια σχέσης + 12 μήνες | Αρχή περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης |
| Μηνύματα και μεταδεδομένα εισερχομένων | 2 ημέρες από την έγκριση του παραστατικού | Ελαχιστοποίηση — η νόμιμη υποχρέωση αφορά το παραστατικό, όχι το μήνυμα |
| Μηνύματα σε καραντίνα, χωρίς αντιστοίχιση ή ανέγκριτα | 30 ημέρες από την παραλαβή, ό,τι κι αν γίνει | Ελαχιστοποίηση |
| Δεδομένα λογαριασμού | Διάρκεια της σχέσης + 30 ημέρες | Εκτέλεση σύμβασης |
| Καταγραφή αποδοχής των κειμένων | 5 έτη από τη λύση | Απόδειξη της σύναψης και του περιεχομένου της σύμβασης, έννομο συμφέρον |
| Στοιχεία τιμολόγησης και εκδοθέντα παραστατικά | 5 έτη από τη λήξη του φορολογικού έτους, με την ίδια δυνατότητα παράτασης | Φορολογική υποχρέωση |
| Αρχεία ασφαλείας και μητρώο ενεργειών | 12 μήνες, με διατήρηση πέραν αυτών μόνο επί εκκρεμούς περιστατικού, εκκρεμούς διαφοράς ή αξίωσης που δεν έχει παραγραφεί | Ασφάλεια και διερεύνηση περιστατικών |
| Αιτήματα υποστήριξης και τα συνημμένα τους | 90 ημέρες από το κλείσιμο του αιτήματος | Εκτέλεση της σύμβασης |
| Στοιχεία από τη φόρμα, όταν δεν προκύψει συνεργασία | 12 μήνες από την τελευταία επαφή | Στοιχ. β΄ όταν ζητήσατε προσφορά ή άλλο μέτρο πριν από τη σύναψη σύμβασης, στοιχ. στ΄ με στάθμιση για κάθε άλλη επικοινωνία, κατά την ενότητα 5 |
| Δεδομένα περιβάλλοντος επίδειξης, όταν δεν προκύψει σύμβαση | 30 ημέρες από τη διακοπή των συζητήσεων | Δεν υπάρχει πλέον σκοπός |
| Αντίγραφα ασφαλείας | Κύκλος έως 90 ημέρες | Τεχνικός κύκλος τήρησης |
| Όλα τα δεδομένα μετά τη λύση της σύμβασης | 30 ημέρες από τη λήξη της μεταβατικής περιόδου εξόδου και μετά οριστική διαγραφή | Άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. ζ΄ του Κανονισμού και άρθρο 25 του Κανονισμού (ΕΕ) 2023/2854 |
Μια διευκρίνιση για τους χρόνους. Δεν τους επιλέξαμε εμείς, τους ορίζει ο νόμος ή υπουργική απόφαση, και η υποχρέωση διαφύλαξης βαρύνει την επιχείρηση-εργοδότη. Για τα στοιχεία μέτρησης του χρόνου εργασίας ο χρόνος είναι πενταετία, και δεκαετία μόνο για περιόδους έως και τις 15 Δεκεμβρίου 2025. Τον ορίζει υπουργική απόφαση, όχι ο νόμος, και τον προσαρμόζουμε σε κάθε μεταβολή της. Για τα λογιστικά παραστατικά και για τα στοιχεία αποδοχών ο κανόνας είναι πενταετία, που παρατείνεται μόνο στις περιπτώσεις που αναφέρονται στον πίνακα, για παράδειγμα όταν εκκρεμεί φορολογικός έλεγχος. Ο Κανονισμός δεν απαιτεί τον συντομότερο δυνατό χρόνο αλλά χρόνο αντίστοιχο του σκοπού, όταν ο σκοπός είναι η εκπλήρωση έννομης υποχρέωσης, ο νομοθετικός χρόνος είναι ο απαιτούμενος. Η αρχή της ελαχιστοποίησης εφαρμόζεται αλλού: στο τι κρατάμε και ποιος έχει πρόσβαση. Γι' αυτό, μετά τη λήξη της ενεργού περιόδου, τα δεδομένα μεταφέρονται σε περιορισμένο αρχείο, στο οποίο η πρόσβαση περιορίζεται στον διαχειριστή μας και μόνο για σκοπούς συμμόρφωσης — όχι για αναλύσεις ή εμπορική χρήση. Ο συνεργάτης εγκατάστασης δεν έχει ποτέ πρόσβαση στο αρχείο αυτό.
Η φωτογραφία δεν είναι το αρχείο σας. Την κρατάμε για να μπορείτε εσείς και ο λογιστής σας να ελέγχετε από πού προέκυψε ένα ποσό. Το λογιστικό αρχείο που ο νόμος σας υποχρεώνει να τηρείτε είναι δικό σας και πρέπει να το κρατάτε εσείς, μαζί με τα στοιχεία που αποδεικνύουν τη γνησιότητα κάθε τιμολογίου. Πριν από κάθε μαζική αυτόματη διαγραφή φωτογραφιών σας ειδοποιούμε τριάντα ημέρες νωρίτερα, ώστε να τις κατεβάσετε. Η ειδοποίηση δεν αφορά μόνο την πρώτη φορά: συντρέχει και όταν μειώνεται, με οποιονδήποτε τρόπο, ο χρόνος διατήρησης, οπότε σας λέμε πόσες φωτογραφίες γίνονται διαγραπτέες και αναστέλλουμε τη διαγραφή για τριάντα ημέρες, καθώς και όταν εισάγονται ιστορικά δεδομένα παλαιότερα του χρόνου διατήρησης. Αν παραλείψουμε την ειδοποίηση, η διαγραφή αναστέλλεται έως ότου αυτή γίνει και περάσουν οι τριάντα ημέρες. Τα ανωτέρω ορίζονται στο Άρθρο 20.6 των Όρων.
Όταν λυθεί η σύμβαση, ο πελάτης έχει δικαίωμα σε μεταβατική περίοδο για να μεταφέρει τα δεδομένα του σε άλλον πάροχο, και οι τριάντα ημέρες κατά τις οποίες τα δεδομένα παραμένουν διαθέσιμα προς ανάκτηση μετά τη λύση, οι οποίες δεν ταυτίζονται με την τριακονθήμερη προειδοποίηση πριν από τη διαγραφή των φωτογραφιών, μετρούν από τη λήξη της μεταβατικής αυτής περιόδου και όχι από την ημέρα της λύσης. Η ακριβής διάρκειά της ορίζεται στο Άρθρο 19 των Όρων.
Η αυτόματη διαγραφή των φωτογραφιών δεν έχει δική της ώρα. Τρέχει ως τελευταίο βήμα της εργασίας που φτιάχνει το αντίγραφο ασφαλείας, αφού επιβεβαιωθεί ότι το αντίγραφο αποθηκεύτηκε σωστά, ώστε αν κάτι πάει στραβά να υπάρχει επιστροφή. Αν το αντίγραφο αποτύχει, δεν διαγράφεται τίποτα. Αυτό σημαίνει ότι η φωτογραφία φεύγει αμέσως από την εφαρμογή, αλλά παραμένει μέσα στα αντίγραφα μέχρι να λήξει ο κύκλος τους. Όταν διαγράφουμε δεδομένα, η διαγραφή στα ενεργά συστήματα είναι άμεση. Στα αντίγραφα ασφαλείας τα δεδομένα τίθενται αμέσως εκτός χρήσης — δεν ανακτώνται και δεν υφίστανται καμία άλλη επεξεργασία πλην αποκατάστασης καταστροφής — και διαγράφονται οριστικά με τη λήξη του τρέχοντος κύκλου, που δεν ξεπερνά τις ενενήντα ημέρες.
12. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα
Τα πλήρη τεχνικά και οργανωτικά μέτρα περιγράφονται στο Παράρτημα ΙΙΙ της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων. Συνοπτικά:
Έλεγχος πρόσβασης σε επίπεδο γραμμής σε όλους τους πίνακες. Κάθε κατάστημα βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα, δεν υπάρχει κοινή προβολή μεταξύ πελατών.
Τέσσερις ρόλοι πρόσβασης με διαφορετικά δικαιώματα, ώστε ο καθένας να βλέπει μόνο όσα χρειάζεται, και μια χωριστή ιδιότητα λογιστή που δίνει πρόσβαση στα οικονομικά χωρίς δικαιώματα διαχειριστή.
Ταυτοποίηση δύο παραγόντων σε όλους τους λογαριασμούς διαχείρισης υποδομής, καθώς και στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάκτησής τους, με εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας και όχι με σύντομο μήνυμα.
Επαλήθευση διαπιστευτηρίων στον διακομιστή, όχι στον φυλλομετρητή.
Όριο δύο ταυτόχρονων συσκευών ανά λογαριασμό και αυτόματη αποσύνδεση μετά από επτά ημέρες αδράνειας.
Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και σε επίπεδο αποθηκευτικού μέσου. Κάθε αντίγραφο ασφαλείας κρυπτογραφείται πριν φύγει από την υποδομή μας, όπου κι αν πηγαίνει. Το κλειδί που το ξεκλειδώνει δεν βρίσκεται πουθενά στην υποδομή, το κρατάμε εμείς εκτός δικτύου, και κανένας πάροχος αποθήκευσης δεν το έχει. Δηλαδή το μηχάνημα που φτιάχνει το αντίγραφο μπορεί να το γράψει και δεν μπορεί να το διαβάσει.
Πρόσβαση σε εικόνες παραστατικών μόνο μέσω προσωρινού συνδέσμου που ισχύει τριακόσια δευτερόλεπτα, δηλαδή πέντε λεπτά. Είναι ο μοναδικός τέτοιος σύνδεσμος στην εφαρμογή.
Τρία αντίγραφα ασφαλείας με διαφορετικούς κύκλους, από τα οποία τα δύο σε ανεξάρτητους παρόχους και τοποθεσίες, με δοκιμασμένη διαδικασία επαναφοράς.
Μητρώο ενεργειών για ευαίσθητες πράξεις, οι εγγραφές του οποίου δεν τροποποιούνται και δεν διαγράφονται επιλεκτικά, με αυτόματη διαγραφή του συνόλου στους δώδεκα μήνες. Εξαιρούνται οι εγγραφές που αφορούν περιστατικό ασφάλειας, εκκρεμή διαφορά ή αξίωση που δεν έχει ακόμη παραγραφεί, που μένουν μέχρι να κλείσει η υπόθεση ή να συμπληρωθεί η παραγραφή, και η καταγραφή της αποδοχής των κειμένων, που φυλάσσεται χωριστά για πέντε έτη.
Η πρόσβαση στα δεδομένα σας περιορίζεται στον διαχειριστή μας και, όταν αναθέτουμε εργασία αρχικής παραμετροποίησης ή εγκατάστασης, στον συνεργάτη εγκατάστασης — αυτός μόνο στα καταστήματα και στα δεδομένα που χρειάζεται για τη δουλειά του, από τα δεδομένα εργαζομένων καταχωρίζει μόνο το ονοματεπώνυμο και τίποτε άλλο, ποτέ ωράρια, βάρδιες, αμοιβές, εισφορές ή φιλοδωρήματα, ποτέ σε μισθοδοσία, στη λειτουργία εξαγωγής ή στο μητρώο ενεργειών και τα αρχεία ασφαλείας, και μόνο όσο διαρκεί η εργασία, αφού με την ολοκλήρωσή της η πρόσβασή του παύει αυτοδικαίως και η εταιρεία μας απενεργοποιεί τα διαπιστευτήριά του, το αργότερο εντός εικοσιτεσσάρων ωρών. Τα ίδια ακριβώς ισχύουν, με τους ίδιους όρους και στο ίδιο εύρος, για το τυχόν προσωπικό του συνεργάτη και για τον τρίτο που έχουμε εγκρίνει εγγράφως, εφόσον και οι δύο δεσμεύονται εγγράφως με ισοδύναμες υποχρεώσεις εχεμύθειας και προστασίας δεδομένων. Κάθε πρόσωπο που αποκτά πρόσβαση δεσμεύεται πρώτα και εγγράφως με υποχρέωση εχεμύθειας και βλέπει μόνο ό,τι είναι απολύτως απαραίτητο για τη συγκεκριμένη εργασία. Κρατάμε επικαιροποιημένο κατάλογο των προσώπων που έχουν πρόσβαση και τον δίνουμε στην επιχείρηση-πελάτη αν τον ζητήσει.
Καμία μέθοδος δεν είναι απολύτως ασφαλής. Αν συμβεί περιστατικό παραβίασης, ενημερώνουμε την επιχείρηση-πελάτη εντός σαράντα οκτώ ωρών από τη στιγμή που θα λάβουμε γνώση, ώστε να τη διευκολύνουμε να προλάβει την προθεσμία των εβδομήντα δύο ωρών που της επιβάλλει ο νόμος. Αν το περιστατικό συμβεί σε πάροχο που χρησιμοποιούμε, μαθαίνουμε και εμείς όταν μας το πει εκείνος, οπότε η δική μας προθεσμία αρχίζει από τότε.
13. Τα δικαιώματά σας
Έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:
Πρόσβαση — να μάθετε αν επεξεργαζόμαστε δεδομένα σας και να λάβετε αντίγραφο.
Διόρθωση — να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών ή τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων.
Διαγραφή — να ζητήσετε τη διαγραφή τους, εφόσον δεν υπάρχει νόμιμος λόγος διατήρησης.
Περιορισμός — να ζητήσετε να «παγώσει» η επεξεργασία σε ορισμένες περιπτώσεις.
Φορητότητα — να λάβετε τα δεδομένα σε δομημένο, μηχαναγνώσιμο μορφότυπο ή να ζητήσετε τη διαβίβασή τους αλλού.
Εναντίωση — να αντιταχθείτε στην επεξεργασία που στηρίζεται σε έννομο συμφέρον.
Ανάκληση συγκατάθεσης — όπου στηριζόμαστε σε συγκατάθεση, να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα όσων προηγήθηκαν.
Αν τα δεδομένα σας τα καταχώρισε ο εργοδότης σας ή η επιχείρηση με την οποία συναλλάσσεστε, απευθυνθείτε σε εκείνη — είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την ενότητα 3. Αν το αίτημα φτάσει σε εμάς, το διαβιβάζουμε σε εκείνη εντός τριών εργασίμων ημερών και σας ενημερώνουμε.
Για όσα είμαστε εμείς υπεύθυνοι, στείλτε αίτημα στη διεύθυνση της ενότητας 1.
Απαντάμε εντός ενός μηνός. Η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες αν το αίτημα είναι σύνθετο, οπότε σας ενημερώνουμε εντός του πρώτου μήνα για την παράταση και τους λόγους της. Η άσκηση των δικαιωμάτων είναι δωρεάν, μόνο για προδήλως αβάσιμα ή υπερβολικά, ιδίως επαναλαμβανόμενα αιτήματα, μπορούμε να ζητήσουμε εύλογο τέλος ή να αρνηθούμε, εξηγώντας τον λόγο.
Ενδέχεται να ζητήσουμε στοιχεία που επιβεβαιώνουν την ταυτότητά σας, ώστε να μη δώσουμε δεδομένα σε λάθος πρόσωπο. Δεν ζητάμε περισσότερα από όσα χρειάζονται.
Έχετε δικαίωμα να προσφύγετε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr). Αν διαμένετε ή εργάζεστε σε άλλο κράτος μέλος, μπορείτε να απευθυνθείτε και στην εκεί εποπτική αρχή. Η προσφυγή στην Αρχή δεν προϋποθέτει να έχετε απευθυνθεί πρώτα σε εμάς, αν και συνήθως είναι ταχύτερο.
14. Cookies
Δεν χρησιμοποιούμε cookies παρακολούθησης, ούτε εργαλεία στατιστικής ανάλυσης, ούτε διαφημιστικά cookies, σε κανένα από τα δύο συστήματά μας.
Η εφαρμογή χρησιμοποιεί αποκλειστικά τα απολύτως αναγκαία τεχνικά μέσα για να λειτουργήσει, δηλαδή να σας κρατά συνδεδεμένο και να θυμάται βασικές ρυθμίσεις της συνεδρίας σας. Για αυτά δεν απαιτείται συγκατάθεση.
Ο ιστότοπος δεν τοποθετεί cookies. Δεν εμφανίζεται αναδυόμενο παράθυρο συγκατάθεσης επειδή δεν υπάρχει τίποτα για το οποίο να συγκατατεθείτε.
15. Ανήλικοι
Η υπηρεσία απευθύνεται αποκλειστικά σε επιχειρήσεις και σε πρόσωπα άνω των δεκαοκτώ ετών. Δεν απευθυνόμαστε σε ανηλίκους και δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα τους. Αν διαπιστώσουμε ότι έχουμε συλλέξει τέτοια, τα διαγράφουμε.
16. Μεταβολές στην παρούσα
Η παρούσα φέρει ημερομηνία έναρξης ισχύος, η οποία την προσδιορίζει μονοσήμαντα.
Όταν η μεταβολή είναι ουσιώδης — ιδίως αν αφορά νέο πάροχο, πλην της ανάθεσης σε συνεργάτη εγκατάστασης, νέα κατηγορία διαβίβασης εκτός Ευρώπης, μεταβολή χρόνων διατήρησης ή περιορισμό των δικαιωμάτων σας — σας ειδοποιούμε τουλάχιστον τριάντα ημέρες πριν και ζητάμε εκ νέου την αποδοχή σας από την ενιαία οθόνη.
Όταν είναι μη ουσιώδης, όπως διόρθωση διατύπωσης ή διευκρίνιση που δεν μεταβάλλει δικαιώματα, σας ενημερώνουμε με σύνοψη μέσα στην εφαρμογή.
Αν δεν αποδεχθείτε ουσιώδη μεταβολή, δικαιούστε να καταγγείλετε τη σύμβαση χωρίς καμία επιβάρυνση πριν από την έναρξη ισχύος της, με επιστροφή του αναλογούντος τμήματος τυχόν προπληρωμένης συνδρομής, σύμφωνα με το Άρθρο 30.4 των Όρων.
Τηρούμε αρχείο όλων των διαδοχικών αναθεωρήσεων και σας το διαθέτουμε κατόπιν αιτήματος.
17. Επικοινωνία
Για κάθε ερώτημα σχετικό με την παρούσα ή με τα δεδομένα σας:
CostIQ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΧΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ, με διακριτικό τίτλο CostIQ
Κωνσταντίνου Ελυμιώτη 6, Καλύβια Θορικού, Ανατολική Αττική, Τ.Κ. 19010
Αριθμός Γ.Ε.ΜΗ. 195821101000, Α.Φ.Μ. 803386030
Ηλεκτρονική διεύθυνση: privacy@costiq.gr
Έχετε επίσης δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 11523 Αθήνα, www.dpa.gr.
Το κείμενο ενημέρωσης που εμφανίζεται στη φόρμα επικοινωνίας του ιστοτόπου παρατίθεται στο Παράρτημα της παρούσας.
Παράρτημα — Κείμενο ενημέρωσης για τη φόρμα του ιστοτόπου
Το ακόλουθο κείμενο εμφανίζεται κάτω από τα πεδία της φόρμας εκδήλωσης ενδιαφέροντος, πριν από το κουμπί υποβολής.
Πώς χρησιμοποιούμε τα στοιχεία σας
Τα στοιχεία που συμπληρώνετε τα λαμβάνει η CostIQ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΧΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ (Κωνσταντίνου Ελυμιώτη 6, Καλύβια Θορικού) ως υπεύθυνος επεξεργασίας, με μοναδικό σκοπό να επικοινωνήσουμε μαζί σας και να ετοιμάσουμε προσφορά. Νομική βάση είναι το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ του Κανονισμού, όταν μας ζητάτε προσφορά ή άλλο μέτρο πριν από τη σύναψη σύμβασης κατ' αίτησή σας, και το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄, δηλαδή το έννομο συμφέρον μας, για κάθε άλλη επικοινωνία που δεν είναι τέτοιο αίτημα.
Αν χρησιμοποιήσατε τον υπολογιστή απόδοσης, μαζί με τη φόρμα αποστέλλονται και ο τζίρος που δηλώσατε και το πακέτο που σας προτάθηκε.
Η υποβολή φτάνει σε εμάς μέσω του δικού μας γραμματοκιβωτίου, χωρίς να μεσολαβεί τρίτη υπηρεσία. Εμείς δεν καταγράφουμε τη διεύθυνσή σας στο διαδίκτυο, δεν τοποθετούμε cookie και δεν κρατάμε αντίγραφο σε βάση δεδομένων. Ο πάροχος της υποδομής πάνω στην οποία τρέχει η λειτουργία κρατά δικά του αρχεία καταγραφής για κάθε κλήση, όπως κάθε πάροχος, και αυτά δεν τα ελέγχουμε ούτε τα διαβάζουμε. Δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση και δεν τα πουλάμε. Αν δεν προκύψει συνεργασία, τα διαγράφουμε μέσα σε δώδεκα μήνες από την τελευταία μας επαφή.
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης, καθώς και δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr). Γράψτε μας στο privacy@costiq.gr.
Αναλυτικά στην Πολιτική Απορρήτου (costiq.gr/privacy.html).