Δεδομένα και Διαφάνεια

Τελευταία επικαιροποίηση: 17 Σεπτεμβρίου 2026

Η σελίδα αυτή δημοσιεύεται σύμφωνα με τα άρθρα 26 και 28 του Κανονισμού (ΕΕ) 2023/2854 για τα Δεδομένα και επικαιροποιείται όποτε μεταβάλλεται η υποδομή. Εξηγεί πού βρίσκονται τα δεδομένα σας, πώς τα προστατεύουμε, και πώς μπορείτε να τα πάρετε μαζί σας.

Εκδότης της σελίδας: CostIQ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΧΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ, με διακριτικό τίτλο CostIQ, Κωνσταντίνου Ελυμιώτη 6, Καλύβια Θορικού, Ανατολική Αττική, Τ.Κ. 19010, Α.Φ.Μ. 803386030, αριθμός Γ.Ε.ΜΗ. 195821101000 (EUID: ELGEMI.195821101000).

1. Πού βρίσκεται η υποδομή σας

Ο πυρήνας της υπηρεσίας, δηλαδή η βάση δεδομένων, η ταυτοποίηση και η αποθήκευση αρχείων, βρίσκεται σε υποδομή στη Γερμανία. Τα αρχεία καταγραφής και η επεξεργασία πραγματικού χρόνου της βάσης εκτελούνται από υπο-εκτελούντες του παρόχου της σε υποδομή στις Ηνωμένες Πολιτείες, βάσει του ερείσματος που δηλώνει ο πάροχός της χωριστά για κάθε υπο-εκτελούντα. Τα αντίγραφα ασφαλείας τηρούνται σε υποδομή εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το ένα σε ανεξάρτητο πάροχο και το άλλο σε χώρο με ρητό περιορισμό δικαιοδοσίας. Η ανάγνωση των παραστατικών και ο βοηθός υποστήριξης, καθώς και η φιλοξενία του αποθετηρίου κώδικα και η διάθεση της εφαρμογής στους χρήστες, εκτελούνται σε υποδομή στις Ηνωμένες Πολιτείες. Σε υποδομή στις Ηνωμένες Πολιτείες εκτελείται επίσης, από τη GitHub, Inc., η εργασία λήψης του αντιγράφου ασφαλείας. Πρόκειται για τη λειτουργία με τη μεγαλύτερη έκθεση σε δεδομένα, διότι κατά την εκτέλεσή της το σύνολο των δεδομένων σας διέρχεται από τη μνήμη αμερικανικού μηχανήματος, ακόμη και όταν το αντίγραφο αποθηκεύεται εν συνεχεία σε υποδομή εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ως προς το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του τομέα μας, ο πάροχος βεβαίωσε εγγράφως στις 16 Σεπτεμβρίου 2026 ότι οι διακομιστές βρίσκονται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σε κέντρα δεδομένων στη Γαλλία ή στη Γερμανία. Ως προς την επεξεργασία των πληρωμών με κάρτα ισχύουν όσα αναφέρονται αμέσως πιο κάτω. Επιπλέον, ορισμένοι από τους παρόχους με τους οποίους συνεργαζόμαστε εδρεύουν σε τρίτες χώρες. Όπου τα ανωτέρω συνεπάγονται διαβίβαση εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, στηριζόμαστε στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και σε πρόσθετα μέτρα. Ο πίνακας δείχνει, ανά τμήμα της υπηρεσίας, πού βρίσκεται η υποδομή και σε ποια δικαιοδοσία υπάγεται η κάθε οντότητα, και η παρούσα περιγραφή καλύπτει κάθε γραμμή του.

Ως προς τα δεδομένα πληρωμής με κάρτα, η VIVABANK ενεργεί ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας. Τα στοιχεία της κάρτας δεν περνούν ποτέ από την εφαρμογή, καταχωρίζονται απευθείας σε σελίδα της τράπεζας. Όπου ανατίθεται εργασία αρχικής παραμετροποίησης σε συνεργάτη εγκατάστασης, η εργασία εκτελείται εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου και η ταυτότητά του σας γνωστοποιείται δεκατέσσερις ημέρες πριν από κάθε ανάθεση.

2. Μέτρα κατά της πρόσβασης ξένων αρχών

Για τα δεδομένα που τηρούνται στην Ένωση εφαρμόζουμε τα εξής μέτρα κατά της διεθνούς κρατικής πρόσβασης:

• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και σε επίπεδο αποθηκευτικού μέσου.

• Διαχείριση των κλειδιών πρόσβασης εντός του δικού μας ελέγχου. Για τα αντίγραφα ασφαλείας, το ιδιωτικό κλειδί δεν βρίσκεται στην υποδομή του παρόχου.

• Ελαχιστοποίηση των δεδομένων που διαβιβάζονται εκτός της Ένωσης.

• Δέσμευση των παρόχων, δυνάμει της Ρήτρας 15 των τυποποιημένων συμβατικών ρητρών, να εξετάζουν τη νομιμότητα και να αμφισβητούν μη νόμιμα αιτήματα αρχών.

• Αξιολογούμε και αμφισβητούμε κάθε αίτημα δημόσιας αρχής και τηρούμε αρχείο των αιτημάτων που μας περιέρχονται.

3. Αλλαγή παρόχου και εξαγωγή δεδομένων

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να πάρετε τα δεδομένα σας και να τα μεταφέρετε σε άλλον πάροχο. Η εξαγωγή παρέχεται πάντοτε χωρίς χρέωση, χωρίς περιορισμό στον αριθμό των αιτημάτων σας και ανεξαρτήτως του λόγου για τον οποίο ζητείται, είτε πρόκειται για άσκηση του δικαιώματος αλλαγής παρόχου ή δικαιώματος υποκειμένου κατά τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων είτε για οποιονδήποτε άλλο λόγο, καθώς και κατά τη λύση της σύμβασης. Η διαδικασία μετάβασης έχει ως εξής: η προθεσμία καταγγελίας για την έναρξη της μετάβασης δεν υπερβαίνει τους δύο μήνες. Μετά τη λήξη της, η μεταφορά ολοκληρώνεται εντός τριάντα ημερών, εκτός αν αυτό είναι τεχνικά ανέφικτο, οπότε σας ενημερώνουμε εντός δεκατεσσάρων εργασίμων ημερών και προτείνουμε εναλλακτική περίοδο που δεν υπερβαίνει τους επτά μήνες, με δικαίωμά σας να την παρατείνετε μία φορά. Καθ' όλη τη μετάβαση παρέχουμε συνδρομή και διασφαλίζουμε τη συνέχεια και την ασφάλεια. Μετά τη λήξη της μεταβατικής περιόδου, τα δεδομένα σας μένουν διαθέσιμα προς ανάκτηση για τουλάχιστον τριάντα ημέρες.

Η εξαγωγή παραδίδεται σε δύο μορφές: υπολογιστικό φύλλο (Excel), με χωριστό φύλλο ανά ενότητα, και δομημένο μηχαναγνώσιμο αρχείο (JSON). Οι εικόνες παραστατικών παραδίδονται ως πρωτότυπα αρχεία εικόνας ή PDF, με τα μεταδεδομένα αντιστοίχισης, σε συμπιεσμένο φάκελο.

Γνωστοί περιορισμοί: η εξαγωγή υπόκειται σε ανώτατο αριθμό γραμμών ανά πίνακα. Το τρέχον όριο είναι 100.000 γραμμές ανά πίνακα και το ορίζει η CostIQ, όχι ο πάροχος της βάσης. Είναι τεχνική δικλείδα ώστε να μην αποτύχει η εξαγωγή στον φυλλομετρητή σας, και μπορεί να αυξηθεί. Ο πάροχος της βάσης επιβάλλει χωριστό όριο 1.000 γραμμών ανά αίτημα, το οποίο η εξαγωγή παρακάμπτει με σελιδοποίηση και συνεπώς δεν περιορίζει τα δεδομένα σας. Όταν το όριο συμπληρώνεται, αναγράφεται ρητά τόσο στην εφαρμογή όσο και μέσα στο παραδιδόμενο αρχείο, ώστε να μην παραδίδεται ποτέ ελλιπής εξαγωγή με όψη πλήρους. Δεν εξάγονται δεδομένα άλλου πελάτη ή του ίδιου του παρόχου, ούτε ο πηγαίος κώδικας, η δομή της βάσης και οι αλγόριθμοι υπολογισμού, που προστατεύονται ως εμπορικό απόρρητο. Ο περιορισμός αυτός δεν εμποδίζει την αλλαγή παρόχου, καθώς το σύνολο των δεδομένων εισόδου και εξόδου σας παραδίδεται σε ουδέτερο, μηχαναγνώσιμο μορφότυπο. Όσο δεν έχουν τεθεί σε λειτουργία ανοικτές διεπαφές (API), κάθε αίτημα εξαγωγής το εκτελούμε εμείς, χωρίς χρέωση και εντός δέκα εργασίμων ημερών.

4. Μητρώο δομών, μορφότυπων και προτύπων

Τα δεδομένα παραδίδονται σε ανοικτούς, κοινώς χρησιμοποιούμενους και μηχαναγνώσιμους μορφότυπους: XLSX, με χωριστό φύλλο ανά ενότητα, και JSON σε κωδικοποίηση UTF-8, με μία δομημένη εγγραφή ανά αντικείμενο. Δεν χρησιμοποιείται κανένας κλειστός ή ιδιόκτητος μορφότυπος. Ο ακόλουθος πίνακας αποτελεί το μητρώο των κατηγοριών και των μορφότυπων. Το αναλυτικό σχήμα πεδίων ανά κατηγορία τηρείται επικαιροποιημένο και είναι διαθέσιμο και κατόπιν αιτήματος.

Δομές δεδομένων. Για κάθε κατηγορία του ανωτέρω πίνακα τηρούμε επικαιροποιημένο σχήμα πεδίων, το οποίο περιγράφει την ονομασία, τον τύπο και το περιεχόμενο κάθε πεδίου, τις σχέσεις μεταξύ των κατηγοριών και τα αναγνωριστικά που τις συνδέουν. Στο αρχείο XLSX κάθε ενότητα αποδίδεται σε χωριστό φύλλο με γραμμή επικεφαλίδων, ενώ στο αρχείο JSON κάθε αντικείμενο αποδίδεται ως μία δομημένη εγγραφή. Το σχήμα πεδίων αποτελεί μέρος του παρόντος μητρώου, τηρείται επικαιροποιημένο και διατίθεται και κατόπιν αιτήματος.

Πρότυπα και ανοικτές προδιαγραφές διαλειτουργικότητας. Οι μορφότυποι που χρησιμοποιούμε στηρίζονται αποκλειστικά σε δημόσια διαθέσιμες, ανοικτές προδιαγραφές: το XLSX στο Office Open XML (ECMA-376, ISO/IEC 29500), το JSON στα ECMA-404 και RFC 8259, η κωδικοποίηση χαρακτήρων στο UTF-8 (RFC 3629, ISO/IEC 10646), το PDF στο ISO 32000-1 και ο συμπιεσμένος φάκελος στη μορφή ZIP (ISO/IEC 21320-1). Καμία από τις προδιαγραφές αυτές δεν είναι κλειστή ή ιδιόκτητη και καμία δεν απαιτεί άδεια ώστε άλλος πάροχος να αναγνώσει τα αρχεία. Όπου καταστεί εφαρμοστέο κοινό πρότυπο ή ανοικτή προδιαγραφή διαλειτουργικότητας για υπηρεσίες επεξεργασίας δεδομένων, το καταχωρίζουμε στο παρόν μητρώο και το δημοσιεύουμε εδώ, σύμφωνα με το άρθρο 26 στοιχείο β) του Κανονισμού (ΕΕ) 2023/2854.

5. Πλήρη κείμενα

Το πλήρες νομικό πλαίσιο βρίσκεται στα εξής κείμενα:

• Όροι και Προϋποθέσεις Χρήσης

• Πολιτική Απορρήτου

• Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Για κάθε ερώτημα σχετικά με τα δεδομένα σας μπορείτε να επικοινωνείτε στη διεύθυνση privacy@costiq.gr.